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54100 Massa (MS)
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Organizzazione meeting e conferenze

Con la nostra esperienza nella comunicazione , nella gestione di strutture ricettive e nell’organizzazione di eventi, meeting e convention siamo in grado di accontentare la clientela sotto ogni aspetto, con un risultato di immagine e contenuti all’altezza delle aspettative. Siamo specializzati nella progettazione, realizzazione e promozione di qualsiasi tipo di convegno. Una formula tutto compreso dove dovrai solo presentarti, noi penseremo dalla predisposizione di tutti gli aspetti logistici necessari per l’organizzazione di un convegno alla preparazione dei locali e all’allestimento ad hoc delle sale.
Prestiamo la massima attenzione agli aspetti tecnologici dell’allestimento, oltre che alla coreografia della location. Siamo in grado di fornire kit di riunione e strumentazioni di ogni tipo, anche informatiche. La nostra mission è quella di organizzare un evento, pesando a tutto e sollevando il promotore da qualsiasi pensiero. Sia che si tratti di una convegno di studi, sia che si tratti di un convegno tra specialisti del settore. Contattata da manager e aziende di varie tipologie e livelli, la nostra società ha maturato negli anni una vasta esperienza e notevoli competenze per organizzare e promuovere anche convegni aziendali. Nel nostro bagaglio di eventi organizzati, tutti all’altezza delle aspettative della nostra clientela, troviamo riunioni e incontri tra direzioni aziendali e dipendenti, tra aziende e fornitori, clienti o partner commerciali.
Rientrano nelle nostre competenze anche l’accoglienza dei partecipanti alla convention, la gestione dei servizi di catering e di momenti ricreativi, e la promozione dell’evento. Abbiamo, infatti, a disposizione anche un ufficio stampa professionale in grado di assolvere a tutte le funzioni inerenti la comunicazione e la pubblicità della convention.

FORMULA SENZA PENSIERI CHIAVI IN MANO

FORMULAZIONE E GESTIONE BUDGET
• Definizione di scopi, limiti e basi economiche dell'evento
• Analisi e stime delle spese e delle entrate in caso si trattasse di congressi con quota iscrizione

SEGRETERIA ORGANIZZATIVA
• Contatti con promotori, relatori e partecipanti
• Spedizione inviti e materiale informativo
• Ricevimento, catalogazione e trasmissione abstracts
• Accoglienza iscrizioni e gestione generale delle quote ove esistenti
• Solleciti, pagamenti, rettifiche, aggiornamenti(solo se di tipologia con quota di partecipazione)
• Compilazione e spedizione documenti relativi.
• Allestimento e consegna badge e materiale congressuale e/o meeting
• Registrazione partecipanti

SEGRETERIA ECM
• Analisi dei progetti e valutazione delle esigenze
• Raccolta dei bisogni formativi
• Contatti con i docenti
• Stesura dei programmi
• Consulenza per produzione materiale grafico
• Correzione bozze
• Aggiornamento mailing list e data-base
• Raccolta iscrizioni
• Rilevamento presenze
• Redazione di questionari e approntamento di griglie di valutazione

SERVIZI TECNICI
• Creazioni di pagine/siti web e webapp per eventi
• Iscrizioni on line
• Invio abstract on line
• Area per la consultazione di materiale didattico

SEDE ED ALLESTIMENTO TECNICO
• Proposte e definizioni di allestimenti adeguati alle varie funzioni. Cartellonistica esterna ed interna
• Organizzazione ed allestimento di coffee-point, aree di incontro e relax, salette VIP (su richiesta)
• Allestimenti floreali. Effetti speciali
• Allestimento tecnico della sede con la collaborazione di fornitori competenti ed affidabili

SERVIZI DI RISTORAZIONE
• Selezione di ristoratori e fornitori di servizi catering. Contratti e gestione dei servizi
• Suggerimenti di modalità di attuazione (es. servizio ai tavoli, buffet)
• Proposte per la scelta dei menu e delle bevande
• Personalizzazioni: stampa menù, decorazioni particolari, uniformi del personale

RECEPTION ED ASSISTENZA MULTILINGUE
• Allestimento di punti di accoglienza con segnaletica personalizzata
• Organizzazione di servizi di transfer con mezzi privati

SERVIZI TIPOGRAFICI
• Consulenze per scelte grafiche
• Redazione e stampa di programmi, locandine di annuncio, documenti personalizzati (carta e buste del congresso, inviti...)

RISERVAZIONI ALBERGHIERE
• Selezione e proposte di sistemazioni alberghiere adeguate all'evento
• Gestione delle richieste di organizzatori, relatori e partecipanti
• Invio voucher di conferma
• Compilazione di rooming lists e aggiornamenti

UFFICIO STAMPA
• Attività di Pubbliche Relazioni e contatti con testate e giornalisti
• Preparazione ed invio di comunicati stampa
• Organizzazione di conferenze stampa
• Recall telefonici

PRENOTAZIONI
• Prenotazione di voli, treni, traghetti, auto, negoziazioni con compagnie aeree per tariffe speciali, pacchetti turistici in generale


Lo staff della nostra agenzia eventi è preparato per rendere indimenticabile ogni tuo incontro di lavoro…
non esitare a contattarci per saperne di più.


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